W najbliższą sobotę wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw wprowadzająca zmiany w sposobie doręczeń pism sądowych w sytuacji, w której strona reprezentowana jest przez profesjonalnego pełnomocnika /radcę prawnego, adwokata, rzecznika patentowego oraz Prokuratorię Generalną RP/. Pisma sądowe kierowane do stron będą doręczane za pośrednictwem sądowego portalu informacyjnego.
Zmiany w doręczeniach po 3 lipca 2021 r.
Od 3 lipca 2021 r. każdy pełnomocnik profesjonalny musi mieć założone konto na portalu sądowym. Brak konta nie spowoduje zmiany sposobu doręczenia. Innymi słowy nawet wiedza sądu o tym, że pełnomocnik procesowy nie posiada dostępu do portalu nie spowoduje wysłania pisma sądowego pocztą. Rygoryzm nowego rozwiązania /a zwłaszcza brak okresu przejściowego/ budzi wątpliwości i obawy, szczególnie biorąc pod uwagę, że na około 71 000 profesjonalnych pełnomocników procesowych na koniec czerwca 2021 r. ponad 30 000 z nich nie miało dostępu do portalu sądowego. Oznacza to, że pełnomocnicy nie posiadający konta na portalu informacyjnym zostaną pozbawieni możliwości skutecznej komunikacji z sądem. Co więcej, nawet ci pełnomocnicy procesowi, którzy dysponują dostępem do portalu, ale nie mają wglądu do konkretnej sprawy- np. w związku z brakiem złożenia wniosku o udzielnie takiego dostępu- również będą ponosić negatywne konsekwencje niezapoznania się z treścią pisma sądowego zamieszczonego w portalu przez sąd.
Doręczenia pism sądowych poprzez publikację treści pisma w portalu sądowym
Zgodnie z nowa regulacją zawartą w przepisie art. 15 zzs (9) ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych doręczenie pism sądowych następuje poprzez udostępnienie ich treści w portalu sądowym. Z brzmienia przepisu wynika, iż w portalu nie musi zostać zamieszczony dokument, a jedynie powinna zostać udostępniona jego treść. Problem jest jednak znacznie szerszy, gdyż powstaje wątpliwość, które treści umieszczane w portalu będą traktowane jako doręczenie pisma sądowego rodzące skutki w postaci rozpoczęcia biegu terminu do podjęcia przez pełnomocnika określonych działań i z negatywnymi skutkami procesowymi w przypadku uchybienia terminowi, a które będą miały jedynie walor informacyjny zaś doręczenie nastąpi w formie tradycyjnej.
Dominuje pogląd, iż ustalenie zakresu przedmiotowego regulacji, a więc ustalenie, które z pism sądowych publikowane będą w portalu ze skutkiem doręczenia wymaga sięgnięcia do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, w którym w § 21 ust. 4 wskazano kategorię pism sądowych niewymagających podpisu przy doręczaniu. Przepis odsyła do załącznika nr 3, w którym wymieniono: a) wezwania, b) zawiadomienia, c) zarządzenia o zwrocie pisma, w tym również pozwu i wniosku, d) nakazy zapłaty wydane w postępowaniu upominawczym na podstawie przepisów k.p.c., e) postanowienia niezaskarżalne środkiem odwoławczym (od których środek odwoławczy w ogóle nie przysługuje i nie przysługiwał – nie dotyczy postanowień, od których środek taki przysługiwał, ale na skutek jego rozpoznania nie przysługuje już wobec wyczerpania trybu odwoławczego).
Tym samym według stanu prawnego na dzień 2 lipca 2021 r. uznać należy, iż np. opublikowanie w portalu sądowym uzasadnienia wyroku nie wywoła skutku doręczenia, ponieważ nie jest to pismo sądowe wymienione w załączniku nr 3 do zarządzenia i podlega doręczeniu po opatrzeniu podpisem. Zaznaczyć należy, iż zakres przedmiotowy może jednak w każdej chwili ulec modyfikacji w wyniku zmiany zrządzenia Ministra Sprawiedliwości. Problematyczne jest również, czy praktyka sądów w tym zakresie będzie jednolita.
Moment doręczenia pisma sądowego a zamieszczenie treści pisma w portalu sądowym
W przypadku pism sądowych, które mieszczą się w zakresie nowej regulacji doręczanie następować będzie z chwilą otworzenia dokumentu w portalu przez osobę korzystającą z konta pełnomocnika procesowego, a w razie braku otworzenia dokumentu- po upływie 14 dni od umieszczenia treści pisma w portalu. W pierwszym przypadku istotne jest otworzenie dokumentu. Wcześniejszy projekt przewidywał, że doręczenie następuje z chwilą zalogowania się do portalu. Podkreślić należy, iż dotyczy to tylko otwarcia dokumentu z poziomu konta pełnomocnika profesjonalnego. Jeżeli dokument otworzy strona postępowania mająca dostęp niezależny do konkretnej sprawy wówczas doręczenie nie następuje. Problem pojawia się natomiast, gdy dokument zostanie otwarty przez pracownika kancelarii nie z poziomu konta głównego, ale z poziomu subkonta /dostęp do konkretnej sprawy udzielony innej osobie/. Bazując na regulacji zawartej w § 132 ust. 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych uznać należy, iż osoba posiadająca subkonto nie jest upoważniona do odbioru pism sądowych- tym samym otwarcie przez nią dokumentu nie powinno być traktowane jako doręczenie pisma. Jednakże istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że ze względu na fakt, iż subkonto funkcjonuje w ramach konta głównego profesjonalnego pełnomocnika praktyka ukształtuje się w ten sposób, iż otwarcie z poziomu subkonta będzie traktowane jako skuteczne doręczenie.
Warto zwrócić także uwagę na kwestię praktyczną jaką będzie liczenie terminów– zwłaszcza w sytuacji opublikowania pisma w sobotę lub niedzielę. Zmiana regulacji prawnej w zakresie sposobu doręczenia pism sądowych nie obejmowała zmiany przepisu art. 134 kpc. Tym samym doręczenie w dni ustawowo wolne od pracy oraz w porze nocnej /po godz. 21:00/ może nastąpić jedynie w wyjątkowych wypadkach za uprzednim zarządzeniem prezesa sądu. Na chwilę obecną powszechną praktyką jest, iż treści sądowe pojawiają się w systemie po godzinie 21:00 a także w dni wolne od pracy. Zagadnienie to ma charakter teoretyczny w sytuacji, gdy pełnomocnik profesjonalny otworzy dokument, ponieważ wówczas to właśnie ten moment będzie otwierał bieg terminu do dokonania czynności procesowej. Sprawa komplikuje się jednak w sytuacji opublikowania treści w porze nocnej i uznania pisma sądowego za doręczone po upływie 14 dni w związku z brakiem otwarcia pisma przez pełnomocnika procesowego. W przypadku, gdy opublikowanie nastąpiło w sobotę pojawia się pytanie czy należy uznać pismo za doręczone w kolejną sobotę czy w pierwszy dzień roboczy przypadający po dniach ustawowo wolnych od pracy. Z kolei jeżeli pismo doręczono w poniedziałek po godz. 21:00 nasuwa się pytanie czy wówczas doręczanie następuje we wtorek czy jednak w poniedziałek w porze nocnej.
Zasady dotyczące doręczeń dotyczą pism sądowych umieszczonych w portalu sądowym od dnia 3 lipca 2021 r.
Mariusz Sawicki
Radca Prawny