W związku z wchodzącymi w życie od 3 lipca 2021r. zmianami w zakresie doręczania pism sądowych on-line, tj. za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu, należy zwrócić uwagę na szereg technicznych zagadnień, które z praktycznego punktu widzenia mają doniosłe znaczenie.
Poza koniecznością uzyskania dostępu do portalu sądowego oraz do wszystkich prowadzonych przez danego pełnomocnika spraw, kluczowym zagadnieniem jest weryfikacja danych pełnomocnika procesowego w zakładce „ustawienia konta”, a w szczególności podanie prawidłowego adresu e-mail, na który mają przychodzić powiadomienia o zmianach w portalu. Żeby informacje o zmianach w portalu przychodziły na wskazany adres e-mail koniecznym jest również odznaczenie opcji powiadomień na adres e-mail w zakładce „ustawienia powiadomień”. Uzupełnienia adresu e-mail oraz wybrania sposobu powiadamiania o zmianach należy dokonać w ramach portalu sądowego każdej apelacji.
Monitorowanie zmian w portalu sądowym
Wskazane kwestie są niezwykle istotne, ponieważ w sytuacji prowadzenia dużej ilości spraw powstaje trudność z wychwyceniem, w której sprawie pojawiła się nowa treść. W chwili obecnej portal zawiera wprawdzie wydzieloną podstronę „ostatnie dokumenty”, ale obejmuje ona informacje jedynie o siedmiu najnowszych opublikowanych dokumentach. Oczywistym jest wiec, że przy publikacji więcej niż siedmiu dokumentów na dobę część zmian nie będzie możliwa do wychwycenia nawet w przypadku stałego monitorowania programu. W konsekwencji najbezpieczniejszą formą monitorowania zmian w sprawach jest weryfikacja wiadomości elektronicznych przychodzących na wskazany w portalu adres e-mail – z założenia liczba wiadomości e-mail powinna odpowiadać liczbie zmian, zaś każda wiadomość zawiera sygnaturę sprawy, w której nastąpiły zmiany.
Archiwizacja powiadomień o zmianach w sprawach
Podkreślić należy, że warto archiwizować wiadomości elektroniczne przychodzące z portalu sądowego, gdyż w konkretnych sytuacjach mogą być one przydatne np. dla wykazania braku winy w uchybieniu terminowi. Możliwa jest sytuacja, w której powiadomienie o zmianach w sprawie przyjdzie z opóźnieniem tak dużym, że nastąpi to po upływie 14 dni od publikacji. Bez dokumentacji elektronicznej wykazanie braku uchybienia po stronie pełnomocnika będzie bardzo utrudnione. Z podobnych przyczyn należy też zabezpieczyć dane potwierdzające datę złożenia wniosku o dostęp do sprawy oraz datę udzielenia dostępu.
Kolejną ważną sprawą jest kontrola subkont – a więc kont o organicznych uprawnieniach, ponieważ nie ma pewności czy sądy będą wprowadzały rozróżnienie na otwarcie dokumentu z konta głównego oraz z subkonta.
Ze względu na niejednolitą praktykę sądów polegającą na umieszczaniu dokumentów w różnych zakładkach danej sprawy – kontrola czy nie pojawił się nowy dokument, w tym zwłaszcza objęty regulacją o doręczeniach przez publikację w systemie, musi obejmować nie tylko zakładkę „dokumenty”, ale także „czynności” oraz „posiedzenia”.
Powyższe uwagi mają zastosowanie do aktualnej sytuacji, tj. według stanu na lipiec 2021 r., natomiast planowane jest dostosowanie portalu sądowego do nowych rozwiązań prawnych. W szczególności pojawić się ma zakładka – moduł „doręczenia”. W nowym module będą umieszczane dokumenty podlegające doręczeniu za pośrednictwem portalu.
Mariusz Sawicki
Radca Prawny