Dopuszczalność oraz skuteczność wnoszenia do Sądu pism procesowych w postępowaniu cywilnym za pomocą poczty elektronicznej jest kwestią budzącą liczne rozbieżności, choć ma ona bez wątpienia istotne znaczenie praktyczne. Na wstępie zaznaczyć należy, że poniższe rozważania nie dotyczą wnoszenia pism w elektronicznym postępowaniu upominawczym /art. 505 z indeksem 28 kpc i następne/, ani też za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w trybie przepisu art. 125 § 2 z indeksem 1 kpc. Chodzi bowiem o wnoszenie pism drogą elektroniczną tzn. za pomocą zwykłej poczty elektronicznej /innymi słowy przesyłanie pism procesowych w postaci załącznika do wiadomości e-mail/.
Przepisy procedury cywilnej określają warunki formalne pism procesowych, jednak nie odnoszą się do kwestii nośnika pisma. Nie budzi wątpliwości, że korespondencja przesyłana drogą elektroniczną spełnia wymóg pisemności. Problemy rodzą się jednak na etapie oceny czy pismo nadane do Sądu drogą elektroniczną może zostać potraktowane jak pismo procesowe wywołujące skutki prawne, czy też jedynie jako pismo o charakterze informacyjnym.
Mając na względzie, że Kodeks postępowania cywilnego nie wymienia metod składania tradycyjnych pism procesowych Sąd Najwyższy już w 1977 r. podjął uchwałę, w której uznał za dopuszczalne złożenie pisma procesowego w postaci telegramu /por. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 29 kwietnia 1977r. sygn. akt III CZP 23/77/.
W kolejnych uchwałach Sąd Najwyższy zwracał uwagę na konieczność rozróżnienia kwestii niedopuszczalności wniesienia pisma w postaci elektronicznej -w braku stosownego przepisu szczególnego- od kwestii tego czy za pismo procesowe może być uznany wydruk przedstawiający treść pisma złożonego w postaci elektronicznej, np. za pomocą poczty elektronicznej.
W sytuacji, gdy pismo przesłane do Sądu w wiadomości e-mail uzyska wymiar materialny, tj. zostanie wydrukowane /przyjmując tym samym cechy pisma tradycyjnego/ nic nie stoi na przeszkodzie, aby uznać je za pismo „wniesione” do Sądu.
Podejmując próbę określenia daty wpływu takiego pisma do Sądu, Sąd Najwyższy wskazał, że ze względu na m.in. brak odpowiednich regulacji dotyczących odbierania poczty elektronicznej w sądach oraz z uwagi na brak właściwych urządzeń zapewniających rzetelny zapis daty nadania i obioru poczty elektronicznej- najwcześniejszą datą, w której pismo może zostać uznane za wniesione jest data jego wydruku /por. uchwała SN z dnia 23 maja 2012r. sygn. akt III CZP 9/12 oraz postanowienie SA w Białymstoku z dnia 8 grudnia 2010r. sygn. akt I ACa 1065/10/.
Podążając tym tropem należy zwrócić uwagę, że istnieje ryzyko niedochowania terminu na złożenie pisma, bowiem strona wnosząca je w omawiany sposób nie ma pewności co do tego, kiedy pismo zostanie wydrukowane przez pracownika Sądu.
Ponadto oczywiste, że tak wniesione pismo obarczone jest brakiem własnoręcznego podpisu strony /jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika/. Jednak usunięcie braku formalnego następuje wówczas na zasadach ogólnych, tj. w trybie przepisu art. 130 kpc. Co najistotniejsze, w przypadku późniejszego uzupełnienia pisma o podpis- wywoła ono skutki prawne od chwili pierwotnego wniesienia.
Wydaje się, że w dobie daleko posuniętego rozwoju technologicznego pożądane byłoby ujednolicenie stanowiska Sądów w tej materii /ewentualnie stworzenie odpowiednich regulacji prawnych/ umożliwiających uznanie pisma procesowego wniesionego w postaci elektronicznej za wniesione do Sądu w chwili wysłania/wpływu danych do komputera Sądu obsługującego pocztę elektroniczną. Przyjęcie takiej praktyki, będącej niewielkim odstępstwem od zasad rządzących „papierowym” postępowaniem cywilnym, mogłoby być szczególnie korzystne dla stron postępowania, np. w razie zaistnienia niezależnych od nich okoliczności uniemożliwiających wniesienie w terminie pisma procesowego w tradycyjnej formie pisemnej.
Agata Kamińska
Aplikant Radcowski